En la organización de eventos empresariales, uno de los aspectos más importantes es elegir a los artistas que estarán a cargo del show, ya que de esto depende la experiencia de los asistentes y el éxito del evento.
¿Quieres ofrecer algo que conecte de verdad con tu audiencia? En esta guía te compartimos las claves para hacerlo paso a paso, considerando los aspectos técnicos que debes prever y la planificación necesaria.
Este post está enfocado en ayudarte a convertir cualquier evento en una experiencia que deje huella. Así que te invitamos a seguir leyendo.
Paso 1: Define el tipo de evento empresarial que vas a organizar
Esto es importante porque cada tipo de evento tiene su propio ritmo, un tono distinto y objetivos muy concretos.
Por ejemplo:
- En una conferencia, el foco suele estar en el contenido y la inspiración, por lo que un número artístico debe ser breve, respetuoso y aportar valor, sin romper la dinámica.
- En cambio, en una celebración de aniversario de empresa o fin de año puedes permitirte propuestas más festivas o emocionales, que refuercen el sentido de comunidad.
- Lo mismo ocurre con los eventos de integración de equipo, donde el entretenimiento debe ser participativo y fomentar la conexión entre personas.
Definir el contexto del evento te ayudará a elegir artistas adecuados y descartar opciones que no encajan. Así podrás comunicar con precisión lo que necesitas a quienes se encargarán de producir el espectáculo.
Paso 2: Conoce a la audiencia que asistirá al evento
Otro punto importante en la organización de eventos empresariales es analizar a fondo el perfil de la audiencia.
Te recomendamos identificar datos como la edad, cargo dentro de la empresa, intereses comunes, nivel de formalidad y contexto cultural de la mayoría de los asistentes, para contratar artistas que conecten con ellos.
Por ejemplo, un show cómico puede funcionar muy bien en una integración de equipo joven y desenfadada, pero resultar fuera de lugar en un evento de negocios o una gala con perfiles ejecutivos de alto nivel.
Cuanto mejor conozcas a tu público, más fácil será elegir artistas que generen engagement y refuercen el mensaje del evento, generen momentos que emocionen, se recuerden y que estén en sintonía con todo lo que representa tu marca.
Paso 3: Establece el objetivo y tono del evento empresarial
Ahora, piensa el “para qué” del evento empresarial: ¿se busca fidelizar a clientes clave, celebrar un hito importante o lanzar un nuevo producto al mercado?
El tono del evento también importa, y mucho. ¿Va a ser una cita formal y protocolaria o se busca algo más relajado y cercano? ¿Pretende inspirar, emocionar o celebrar?
No es lo mismo organizar una entrega de premios interna con discursos y reconocimientos, que una fiesta de verano para reforzar el buen ambiente. Cada uno necesita un enfoque distinto, tanto en el tipo de show como en el estilo del artista.
Así, el espectáculo no será un añadido sin contexto, sino una parte esencial de la experiencia y ayudará a cumplir el propósito del encuentro, para dejar una impresión coherente y significativa en todos los asistentes.
Paso 4: Elige entre los tipos de shows más adecuados para eventos empresariales
Una vez que tienes claro los puntos anteriores, llega el momento de pensar en el formato del espectáculo, ya que no todos los shows funcionan igual para todos los tipos de eventos empresariales.
En Agencia Artista TV, te compartimos las opciones más efectivas para cada contexto y cómo podrías combinarlas estratégicamente para mantener el interés y lograr un impacto memorable:
- Entre las opciones más habituales está la contratación de grupos musicales, como una elección versátil que se adapta tanto a eventos informales, como a celebraciones de alto nivel.
- También es común la contratación de bandas para cerrar la jornada con energía o acompañar una cena con música en vivo.
- Si buscas conectar a través del humor, la contratación de comediantes es ideal, siempre que el estilo esté alineado con la cultura corporativa y el nivel de formalidad del evento.
- Otra opción cada vez más solicitada es la contratación de conferencistas o speakers motivacionales, especialmente útil en lanzamientos de producto, convenciones o reuniones estratégicas.
Ahora que si el evento es largo y tendrá diferentes estados de ánimo conforme transcurre, puedes combinar formatos. Por ejemplo:
- Para un evento de fin de año, puedes optar por un DJ + un animador + un show de luces.
- Durante una cena de negocios o con socios, un cuarteto instrumental con una dosis de comedia ligera funciona muy bien.
- En un lanzamiento de producto, un speaker carismático junto con un performance visual y música en directo puede elevar la presentación.
El secreto está en diseñar una experiencia coherente, donde cada espectáculo tenga sentido dentro de todo el evento.
Paso 5: Considera los aspectos técnicos y logísticos de la contratación de artistas
Para que todo fluya sin sorpresas, en la contratación de artistas, la planificación y coordinación de la logística y el equipo técnico es un punto que no debe descuidarse.
Asegúrate de tener el rider técnico actualizado del artista, que es un documento donde se detallan sus necesidades específicas: tipo de micrófonos, luces, monitores, instrumentos, incluso catering o camerinos.
También ten en cuenta los tiempos de montaje y desmontaje, y cómo encajan dentro de la agenda general del evento, ya que un retraso en este punto puede afectar toda la programación.
Otro aspecto fundamental es revisar las condiciones del espacio, porque no todos los lugares cuentan con la infraestructura adecuada para ciertos formatos de show. Conviene visitar el lugar con antelación y, si es posible, organizar un ensayo.
Paso 6: Trabaja con una agencia que entienda el mundo corporativo
Aunque puedes gestionar muchas cosas por tu cuenta, contar con una agencia especializada en eventos empresariales facilita el proceso.
Contar con un equipo de expertos en la contratación de artistas, como el que tenemos en Agencia Artista TV, es tener aliados estratégicos para entender el contexto, leer al público y cuidar cada detalle, con el fin de que el resultado sea satisfactorio.
En la agencia tenemos la experiencia para elegir el elenco adecuado según el perfil de tu audiencia, nos encargamos de coordinar toda la logística, gestionar la comunicación con los artistas y anticipar posibles imprevistos.
Preguntas frecuentes sobre la organización de eventos empresariales
En Agencia Artista TV. Tenemos experiencia en eventos empresariales, entendemos las necesidades del entorno corporativo y ofrecemos garantías logísticas y contractuales.
Entre una a dos horas suele ser lo más efectivo, dependiendo del tipo de evento y del momento en el que se incluya dentro de la agenda.
Lo ideal es hacerlo con al menos tres a seis meses de antelación, para asegurar disponibilidad, planificar bien los detalles técnicos y evitar contratiempos.
Sí, especialmente si hay limitaciones logísticas o de presupuesto. Además, los artistas locales pueden conectar mejor con el contexto cultural del público.
En estos casos funcionan bien espectáculos visuales o de música clásica que no dependan tanto del idioma o de referencias locales.
Sí, y es una excelente estrategia para mantener el interés del público. Por ejemplo, combinar música, humor o charlas puede enriquecer la experiencia si se hace con coherencia.
